|
MÜŞTERİ KABUL VE RİSK YÖNETİMİ POLİTİKASI
|
|
GİRİŞ
|
|
Goldtakas, her zaman etik değerlerin ve şirket olarak sosyal sorumluluklarının farkındadır. Suç gelirlerinin aklanması ve aklamayı kolaylaştıran faaliyetlerle, terör veya suç faaliyetlerinin finansmanıyla mücadele etmek, önlenmesinin takipçisi olmak, Goldtakas’un esas politikasıdır. Bu kapsamda müşteri tanıma sistemi prosedürleri (Know Your Customer-KYC prosedures) ve Müşteri Kabul Politikası (Customer Acceptance Policy) uygulamaktadır. Uygulanan bu politikalar tüm şirket çalışanlarının sorumluluğunda ve uyum biriminin de kontrol ve denetimindedir.
|
|
Müşteri tanı prosedürleri kapsamında dikkat edilecek hususlar şunlardır:
|
• FATF Tavsiyeleri,
• OECD'nin "çatışmalardan Etkilenmiş ve Yüksek Riskli Bölgelerin Madenlerine İlişkin Sorumlu Tedarik Zinciri için Uyum Rehberi",
• BM Konseyi Kararları,
• Avrupa Birliği Kararları
|
| |
|
1 – RİSK TANIMLAMASI
|
|
Riskin tespitine ilişkin olarak aşağıdaki kriterleri göz önünde bulundurulur:
|
|
- Tedarikçinin ortaklarının, sahiplerinin veya üst düzey yöneticilerinin siyasi nüfus sahibi kişiler(PEP) olması;
- Kıymetli maden tedarikçisinin veya ilişkide olduğu gerçek/tüzel kişilerin direkt ya da endirekt, kara para aklama ve transferi, silah ticareti ve kumarhane işletmeciliği gibi işler ile iştigal etmeleri;
- Kıymetli maden tedarikçisinin ya da şirketinin, Offshore, vergi cennetleri ya da para aklama bölgelerinde yer alması;
- Kıymetli madenin kaynağının ihtilaflardan etkilenen veya insan hakları ihlalleri açısından riskli bir bölgede yer alması;
- Tedarikçi Kıymetli madenin ihtilaflardan etkilenen veya insan hakları ihlalleri açısından riskli bir bölgede yerleşik olmasa dahi tedarik zinciri içerisinde riskli bir bölgenin yer alması;
- Kıymetli madenin çıkarıldığı bölgenin üretim kapasitesi ile beyan edilen Kıymetli maden miktarının çelişkiye yer verecek ölçüde olması.
|
|
Tüm bu risk kriterleri çerçevesinde Goldtakas İç Kontrol Sistemi ve Tedarik Zinciri Uyum Programı ve Kurum Politikasını uygulamaya koyarak bu yönde etkin bir şirket içi yönetim sistemi ve risk denetimi yöntemleri benimsenmektedir.
|
| |
|
2 – YÜKSEK RİSKLİ MÜŞTERİ TİPLERİ
|
|
a) Müşteri Profiline İlişkin Riskler
|
|
Goldtakas’ın, müşteri tanı kapsamında hassasiyetle yaklaştığı ve öncelik verdiği ilk kriter müşterinin profilinin çalışmaya uygunluğudur. Müşterinin hesap açım öncesi kontrol sürecinde ibraz ettiği evrakların yetersiz bilgiler içermesi, bilgilerin birbiriyle çelişmesi veya bilgi vermekten kaçınması müşterinin risk kategorisinde değerlendirilmesi için sebep teşkil eder. Bunun yanında müşterinin suç gelirlerinin aklanması veya terörün finanse edilmesi ile ilgili hakkında çıkmış bir haber ve somut bir durumun varlığı, müşterinin mesleği ile mali durumu arasındaki ciddi farklar ve riskli kişi veya kuruluşlar ile ilişkisinin bulunması da müşteriye risk odaklı yaklaşmayı gerektiren kriterlerdendir.
|
|
b) İşlemlere İlişkin Riskler
|
|
Müşteri profiline ilişkin risklerin yanı sıra gerçekleştirilmek istenen ya da gerçekleştirilen işlemler de uyum birimi tarafından risk değerlemesine tabi tutulur. Bu kapsamda ticari faaliyet gösteren kişi ve kuruluşların faaliyetleri kapsamında süreklilik gerektiren işlemlerin tek seferlik gerçekleşmesi veya tek seferlik bir işlemin sürekli olarak tekrar etmesi, yapılmak istenen işlemlerin makul ve ekonomik bir gerekçesi olmaması, müşterinin işlemin amacı ya da fonun kaynağı hakkında açıklama yapmaması veya bilgi vermekten kaçınması gibi durumlara dikkat edilir.
|
|
c) Kıymetli Maden Alım-Satımı Yapmaya İlişkin Riskler
|
|
Tüm Goldtakas çalışanlarının ve uyum biriminin kendi sektöründe karşılaşabileceği risklere karşı bilgili ve tedbirli olması esastır. Yüksek miktarda hurda atın satımı yapılması veya altınların çalıntı olduğuna ilişkin ciddi şüphe duyulması, bir kıymetli maden alım satımı yapandan kısa bir zaman dilimi içerisinde kimlik tespit zorunluluğu gereken limitin çok az altındaki tutarlarda alım-satım işlemlerine ilişkin taleplerin tekrarlanması, konvertibl olmayan döviz birimleriyle alım-satım yapmak istemesi gibi hususlarda öncelikli dikkat edilip tedbirli davranılması gerekmektedir.
|
|
d) Ülke Riski
|
|
Gerek hesap açılışı gerekse işlem sırasında madenin geldiği ülke hakkında detaylı sorgulama gerçekleştirilir. Kıymetli maden tedarikçisinin ya da şirketinin, Offshore, vergi cennetleri ya da para aklama bölgelerinde yer alması, kıymetli madenin kaynağının ihtilaflardan etkilenen veya insan hakları ihlalleri açısından riskli bir bölgede yer alması, tedarikçi Kıymetli madenin ihtilaflardan etkilenen veya insan hakları ihlalleri açısından riskli bir bölgede yerleşik olmasa dahi tedarik zinciri içerisinde riskli bir bölgenin yer alması Kıymetli madenin çıkarıldığı bölgenin üretim kapasitesi ile beyan edilen Kıymetli maden miktarının çelişkiye yer verecek ölçüde olması gibi durumlarda yapılacak olan ticarette riski ortadan kaldırmak veya azaltmak için her işlemde mutlaka kontrol edilir.
|
| |
|
3- MÜŞTERİ TANI (KYC) SÜRECİ
|
|
“Müşteri” Tanı Politikası çerçevesinde aşağıdaki evrakları talep etmekle birlikte sağlıklı bir istihbarat için özel durumların gerektirdiği ek evrak taleplerimiz de olabilmektedir;
|
1 - Kimlik Sureti
2 - Pasaport Sureti
3 - İmza Sirküleri/İmza Beyanları
4 - Şirket Ana Sözleşmesi
5 - Vergi Levhası
6 - Faaliyet Belgesi ve Kuruluş Belgesi
7 – Şirketin Ortaklık Yapısı
8 – Yerleşim Yeri Belgesi
9 – Banka Hesap Bilgisi
|
|
Goldtakas’ta bütün müşteri/tedarikçilerine ait görüşme notları, risk analizleri, müşterini tanı evrak ve belgeleri ID(Müşteri Hesap Numası) bazında takip edilmekte ve saklanmaktadır. Riskler, müşteri/tedarikçi ID’leri ve işlemler takip edilebilmektedir. GOLDTAKAS müşteri/tedarikçi tarafında işlem bazlı bir izleme kabiliyeti sunmaktadır.
|
|
Müşteri tanı kapsamında tedarik edilen belgeler ile sahip olduğumuz servisler üzerinden ve diğer ülkelerin, uluslararası kurumların sahip olduğu tarama alanlarından kontrolleri yapılır. Bu kontroller sadece hesap açan müşteri nezdinde değil aynı zamanda ilişkili oldukları tüzel ve gerçek kişiler için de yapılmakta olup, kapsamı şu şekildedir;
|
• Australian Sanctions,
• Bureau of Industry and Security (US),
• Department of State, AECA Debarred List (US),
• Department of State, Nonproliferation Sanctions (US),
• EU Financial Sanctions List,
• INTERPOL Wanted List,
• OFAC Specially Designated Nationals,
• Office of the Superintendent of Financial Institutions (Canada),
• Switzerland Sanction List – SECO,
• UK Financial Sanctions List (HMT),
• United Nations Security Council Sanctions,
• US Consolidated Sanctions List
• Global Pep List
|
|
Yukarıda isimleri belirtilmiş olan ülke ve kurumların yaptırım listesinde yer alan kişi ve şirketlerin tamamının ortak bir alanda mevcut olan uluslar arası data ve istihbarat kuruluşlarından outsource hizmet alınmıştır.
|
|
Tedarik Zincirindeki Risklerin Belirlenmesi ve Risk Bazlı Yaklaşımla Stratejilerin Uygulanması
|
|
Goldtakas, FATF tavsiyeleri, OECD’nin "çatışmalardan Etkilenmiş ve Yüksek Riskli Bölgelerin Madenlerine İlişkin Sorumlu Tedarik Zinciri için Uyum Rehberi" ve BIST'in "Sorumlu Altın Tedarik Zinciri Rehberi” çerçevesinde geliştirdiği Sorumlu Tedarik Zinciri Politikası kapsamında faaliyetler yürütmektedir. “Sorumlu Tedarik Zincirinde Yüksek Risk Kriterleri” başlığı altında tespiti yapılmış olan risklere karşın potansiyel müşterilerin özelinde istihbarı bilgi toplanmasının yansıra bireysel, kurumsal, kıymetli maden ve diğer alanlarda iştigal gösteren şirketler nezdinde farklılaştırılmış soru anketleri ve benzeri bilgi toplama yöntemleri uygulamaktadır.
|
|
Müşteriye ilişkin yapılan istihbarı çalışmalar periyodik aralıklarla güncellenmekte, olağanüstü durumlarda ek bilgi belge talebinde bulunulmaktadır. Bu süreçlerin Müşteri İlişkileri kapsamında yönetilmesi, derlenmesi ve kaydedilmesi ile birlikte sistematik bir hale getirilmekte ve bir müşterinin ilk görüşmesinden güncel duruma kadar yapılan tüm görüşme notları, bilgi ve belgeleri dijital ortamda kayıt altına alınarak kümülatif büyük bir data ortaya çıkarılmaktadır. Bu data içerisinde her müşteri/tedarikçi için bir referans hesap numarası ataması yapılarak müşteri/tedarikçi olarak kabul/ret süreçleri, kabulünü takiben ticari süreçlerinde sistematik bir izleme ve analiz yapılmaktadır.
|
|
İç Kontrol ve Tedarik Zinciri Uyum Görevlisi, “Sorumlu Tedarik Zincirinde Yüksek Risk Kriterleri” başlığı altında tespiti yapılmış olan risklere karşın düzenli olarak gözlem, analiz ve tespit yaparak üst yönetime raporlamaktadır. Şirket Politikasında “Sorumlu Tedarik Zincirinde Yüksek Risk Kriterleri” başlıklı bölümde yer alan risk veya ihtimallerin varlığı durumundaki yüksek riskli vakalar İç Kontrol ve Tedarik Zinciri Uyum Görevlisi tarafından Risk Komitesi'ne değerlendirilmek üzere iletilmektedir.
|
|
Risk Komitesi potansiyel müşteri/tedarikçiyi ret edebilir ya da çalışmak üzere kabul edebilir. Müşteri/tedarikçinin kabulünü takiben çalışma süreci içerisinde ortaya çıkabilecek riskler nedeniyle uyum görevlilerince yönetilecek risk azaltım planı yapılmakta ve sonuçları izlenmektedir. Bunun sonucunda ticaret askıya alınmakta ya da tamamen sonlandırılmaktadır.
|
|
Risk Tespit Edilmesi Durumunda
|
|
Goldtakas olarak yukarıda belirtilen kriterler çerçevesinde risk değerlemesi yapılmaktadır. Tespit edilen riskler, ek belge talepleri ve detaylı incelemeler ile minimize edilmektedir. Riski makul ölçülere çekemediğimiz bir durumda ticari ilişki askıya alınmaktadır. Riskin nedenleri ortadan kaldırılması halinde ticari ilişkiye devam edilmekte, ticarete engel olan durumların devam etmesi halinde hesapları kapatıp ticari ilişki sonlandırılmaktadır.
|
|
Risklere Verilecek Yanıt Stratejisinin Tasarlanması ve Uygulanması
|
|
Yüksek risk kriterleri ile karşılaşılması durumunda, Goldtakas alınacak tedbirleri ve izlenecek prosedürleri belirlemiştir. Bu prosedürler kapsamında;
|
- Ek bilgi ve belgeler talep edilir,
- Edinilen yeni belgeler ile taramanın alanı genişletilir,
- Riskli bulunan alanlar Yönetim Kuruluna rapor edilir,
- Şüpheli işlem tanımaları kapsamındaki işlemlerin bildirimi yapılır,
- Ticarete engel olan durumların devam etmesi halinde hesapları kapatıp ticari ilişki sonlandırılır.
|
| |
|
4 – İç Kontrol ve Denetim
|
|
Goldtakas’ın uyum görevlileri, FATF tavsiyeleri ve OECD’nin "Çatışmalardan Etkilenmiş ve Yüksek Riskli Bölgelerin Madenlerine İlişkin Sorumlu Tedarik Zinciri için Uyum Rehberi" çerçevesinde hazırlanan Altın Tedarik Zinciri Politikasının faaliyet süreçleri içerisinde uygulanması noktasında görevlidirler.
|
|
Görev tanımları aşağıdaki gibidir;
|
- İç Kontrol Sistemi ve Tedarik Zinciri Uyum Programının oluşturulması, bu kapsamda; risk yönetimi faaliyetlerinin yürütülmesi, takip ve kontrol faaliyetlerinin yürütülmesi,
- İşlemlerin ilgili mevzuat ile kurum politika ve prosedürlerine uygun olarak yürütülüp yürütülmediği hususlarının yıllık olarak ve risk temelli bir yaklaşımla incelenmesi,
- İç kontrol faaliyetleri, sorumlu tedarik zinciri politikası ve prosedürleri ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde kurum içerisinde ortaya çıkan risk, eksiklik, hata ve suiistimallerin tespit edilerek gerekli önlemlerin alınması ve bunların yeniden ortaya çıkmasının önlenmesine yönelik tedbirlerin alınarak Yönetim Kuruluna raporlanması,
- Takip ve kontrol çalışmalarında tespit edilen aksaklıkların ve risk içeren müşteriler, hizmetler ve işlemlerin iç kontrol kapsamına dahil edilmesi,
- Gerçekleştirdiğimiz faaliyetlerin tamamını temsil edebilecek nicelik ve nitelikte birim ve işlemin denetlenmesinin sağlanması,
- Eğitim programlarının yürütülmesi ve tüm bu hususları içeren bir iç kontrol sisteminin kurulması.
|