| POLÍTICA DE ACEITAÇÃO DE CLIENTES E GESTÃO DE RISCOS |
| INTRODUÇÃO |
| A Goldtakas, como empresa, está sempre ciente dos valores éticos e de suas responsabilidades sociais. É política essencial da Goldtakas combater o branqueamento de capitais provenientes de crime e atividades facilitadoras relevantes, o financiamento do terrorismo ou atividades criminosas, e acompanhar a prevenção de tais atividades. Nesse contexto, são implementados os procedimentos Know Your Customer (KYC) e a Política de Aceitação de Clientes. Estas políticas estão sob a responsabilidade de todos os funcionários da empresa e sob o controle e supervisão da unidade de conformidade. |
| As questões a serem consideradas no âmbito dos procedimentos Know Your Customer são as seguintes: |
• Recomendações do GAFI,
• "Guia de Devida Diligência da OCDE para Cadeias de Abastecimento Responsáveis de Minerais provenientes de Áreas Afetadas por Conflitos e de Alto Risco",
• Resoluções do Conselho da ONU,
• Resoluções da União Europeia, |
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| 1 - IDENTIFICAÇÃO DE RISCOS |
| A Goldtakas considera os seguintes critérios para determinar o risco: |
- Os parceiros, proprietários ou gerentes seniores do fornecedor são pessoas politicamente expostas (PEPs);
- O fornecedor de metais preciosos ou as pessoas físicas/jurídicas com as quais está em relação estão direta ou indiretamente envolvidos em lavagem de dinheiro e transferência, comércio de armas e operações de cassino;
- O fornecedor de metais preciosos ou a empresa está localizada em offshore, paraísos fiscais ou zonas de lavagem de dinheiro;
- A origem do metal precioso está localizada numa área afetada por conflito ou em risco de abusos dos direitos humanos;
- A presença de uma área de risco na cadeia de abastecimento, mesmo que o fornecedor não esteja localizado numa área afetada por conflito ou de risco de abusos dos direitos humanos para o metal precioso;
- A capacidade de produção da região onde o metal precioso é extraído e a quantidade de metal precioso declarada têm uma proporção contraditória. |
| A Empresa implementa a Política Goldtakas de acordo com o Sistema de Controle Interno e o Programa de Conformidade da Cadeia de Abastecimento e no âmbito de todos esses critérios de risco e adota um sistema eficaz de gestão interna e métodos de auditoria de riscos nesta direção. |
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| 2 – TIPOS DE CLIENTES DE ALTO RISCO |
| a) Riscos Relacionados ao Perfil do Cliente |
| O primeiro critério que a Goldtakas aborda com sensibilidade e prioriza no âmbito da identificação do cliente é a adequação do perfil do cliente para o trabalho. Se os documentos apresentados pelo cliente durante o processo de controle pré-abertura de conta contiverem informações insuficientes, se contradizerem entre si ou se abstiverem de fornecer informações, isto constitui motivo para o cliente ser avaliado na categoria de risco. Além disso, a existência de uma reportagem e de uma situação concreta relacionada com o branqueamento de capitais provenientes de crime ou financiamento do terrorismo, diferenças graves entre a profissão e a situação financeira do cliente e a existência de uma relação com indivíduos ou organizações de risco estão entre os critérios que exigem uma abordagem orientada para o risco em relação ao cliente. |
| b) Riscos Relacionados às Transações |
| Além dos riscos relacionados ao perfil do cliente, as transações que são realizadas ou se pretendem realizar também estão sujeitas a avaliação de risco pela unidade de conformidade. Neste contexto, dá-se atenção a situações como transações únicas que requerem continuidade no âmbito das atividades de pessoas e organizações envolvidas em atividades comerciais, ou a repetição contínua de uma transação única, a falta de uma justificativa razoável e econômica para as transações a realizar, a incapacidade do cliente de explicar ou abster-se de fornecer informações sobre o propósito da transação ou a origem do fundo. |
| c) Riscos Relacionados à Negociação de Metais Preciosos |
| É essencial que todos os funcionários da Goldtakas e a unidade de conformidade sejam conhecedores e cautelosos contra os riscos que podem encontrar em seu setor. Deve-se prestar atenção prioritária e cautela a questões como a venda de grandes quantidades de ouro de sucata ou em caso de suspeita grave de que o ouro é roubado, pedidos repetidos de um negociante de metais preciosos para transações de negociação em quantidades ligeiramente abaixo do limite para o qual a identificação é exigida dentro de um curto período de tempo e pedidos de negociação em moedas estrangeiras não conversíveis. |
| d) Risco do País |
| Consultas detalhadas sobre o país de origem da mina são feitas tanto na abertura de conta como durante a transação. Cada transação é controlada para eliminar ou reduzir os riscos relacionados à negociação se o fornecedor de metal precioso ou a empresa estiver localizado offshore, em paraísos fiscais ou zonas de lavagem de dinheiro; se a origem do metal precioso estiver localizada numa região afetada por conflito ou abusiva dos direitos humanos; se o fornecedor estiver localizado numa região afetada por conflito ou abusiva dos direitos humanos, mesmo que o fornecedor de metal precioso não esteja localizado numa região afetada por conflito ou abusiva dos direitos humanos; e se a capacidade de produção da região onde o metal precioso é extraído e a quantidade declarada de metal precioso estiverem em conflito. |
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| 3- PROCESSO KNOW YOUR CUSTOMER (KYC) |
| Embora solicitemos os seguintes documentos no âmbito da política "Know Your Customer", também podemos solicitar documentos adicionais exigidos por circunstâncias especiais para uma inteligência saudável; |
1 - Cópia do Cartão de Identidade
2 - Cópia do Passaporte
3 - Circular de Assinaturas/Declarações de Assinatura
4 - Estatutos da Empresa
5 - Certificado Fiscal
6 - Certificado de Operação e Ato Constitutivo
7 – Estrutura Acionista da Empresa
8 – Certificado de Residência
9 – Detalhes da Conta Bancária |
| Notas de entrevistas, análises de risco, documentos de identificação de clientes e arquivos de todos os clientes/fornecedores são rastreados e armazenados na GOLDTAKAS com base em ID (Número de Conta do Cliente). Riscos, IDs de clientes/fornecedores e transações podem ser rastreados. A GOLDTAKAS fornece uma capacidade de monitoramento baseada em transações no lado do cliente/fornecedor. |
| Com os documentos fornecidos no âmbito do Know Your Customer, os controles são feitos através dos serviços que temos e a partir das áreas de varredura pertencentes a outros países e organizações internacionais. Estes controles são realizados não só para o cliente que abre uma conta, mas também para as pessoas jurídicas e físicas com as quais estão associados, e o seu âmbito é o seguinte; |
• Sanções Australianas,
• Bureau of Industry and Security (US),
• Department of State, AECA Debarred List (US),
• Department of State, Nonproliferation Sanctions (US),
• Lista de Sanções Financeiras da UE,
• Lista de Procurados da INTERPOL,
• OFAC Specially Designated Nationals,
• Office of the Superintendent of Financial Institutions (Canada),
• Lista de Sanções da Suíça – SECO,
• Lista de Sanções Financeiras do Reino Unido (HMT),
• Sanções do Conselho de Segurança das Nações Unidas,
• US Consolidated Sanctions List
• Global Pep List |
| Para todos os indivíduos e empresas incluídos na lista de sanções dos países e instituições acima mencionados, foram obtidos serviços terceirizados de organizações internacionais de dados e inteligência que existem numa área comum. |
| Identificação de Riscos na Cadeia de Abastecimento e Implementação de Estratégias com uma Abordagem Baseada em Riscos |
| A Goldtakas realiza atividades no âmbito da Política de Cadeia de Abastecimento Responsável desenvolvida no quadro das recomendações do GAFI e do "Guia de Devida Diligência da OCDE para Cadeias de Abastecimento Responsáveis de Minerais provenientes de Áreas Afetadas por Conflitos e de Alto Risco". Além de coletar informações de inteligência sobre potenciais clientes contra os riscos identificados sob o título "Critérios de Alto Risco em Cadeia de Abastecimento Responsável", são aplicados questionários diferenciados e métodos de coleta de informações similares a empresas individuais, corporativas, de metais preciosos e outras. |
| O trabalho de inteligência sobre o cliente é atualizado periodicamente e são solicitadas informações e documentos adicionais em circunstâncias extraordinárias. Estes processos são sistematizados através da sua gestão, compilação e registro no âmbito das Relações com os Clientes, e todas as notas de entrevistas, informações e documentos recolhidos desde o primeiro encontro com o cliente até a situação atual são registrados em ambiente digital e é criado um big data cumulativo. Dentro destes dados, é atribuído um número de conta de referência para cada cliente/fornecedor e é realizado um monitoramento e análise sistemática nos processos de aceitação/rejeição de clientes/fornecedores e nos processos comerciais subsequentes à aceitação. |
| O Responsável pelo Controle Interno e Conformidade da Cadeia de Abastecimento observa, analisa e identifica regularmente os riscos identificados sob o título "Critérios de Alto Risco em Cadeia de Abastecimento Responsável" e reporta à direção superior. Os casos de alto risco na presença dos riscos ou possibilidades relacionadas especificadas na seção intitulada "Critérios de Alto Risco em Cadeia de Abastecimento Responsável" na Política da Empresa são encaminhados ao Comitê de Riscos para avaliação pelo Responsável pelo Controle Interno e Conformidade da Cadeia de Abastecimento. |
| O Comitê de Riscos pode rejeitar um potencial cliente/fornecedor ou aceitar trabalhar com ele. Após a aceitação do cliente/fornecedor, é feito um plano de mitigação de riscos a ser gerido pelos responsáveis pela conformidade devido aos riscos que possam surgir durante o processo de trabalho e os resultados são monitorados. Como resultado destes processos, o comércio pode ser suspenso ou terminado por completo. |
| Em Caso de Deteção de Risco |
| A Goldtakas realiza avaliação de riscos no âmbito dos critérios acima mencionados. Os riscos identificados são minimizados através de pedidos adicionais de documentos e exames detalhados. Numa situação em que não podemos reduzir o risco a um nível razoável, a relação comercial é suspensa. Se as causas do risco forem eliminadas, a relação comercial continua, e se as condições que impedem o comércio continuarem, as contas são fechadas e a relação comercial é terminada. |
| Conceção e Implementação de Estratégia de Resposta ao Risco |
| A Goldtakas definiu as medidas a tomar e os procedimentos a seguir no caso de se encontrarem critérios de alto risco. No âmbito destes procedimentos; |
- São solicitadas informações e documentos adicionais,
- A área de varredura é expandida com novos documentos adquiridos,
- As áreas consideradas de risco são comunicadas ao Conselho de Administração,
- As transações que se enquadram no âmbito das definições de transação suspeita são comunicadas,
- Se as condições que impedem o comércio continuarem, as contas são fechadas e a relação comercial é terminada. |
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| 4 - Controle Interno e Auditoria |
| Os responsáveis pela conformidade da Goldtakas são responsáveis pela implementação da Política de Cadeia de Abastecimento de Ouro preparada no âmbito das recomendações do GAFI e do "Guia de Devida Diligência da OCDE para Cadeias de Abastecimento Responsáveis de Minerais provenientes de Áreas Afetadas por Conflitos e de Alto Risco". |
| As suas descrições de funções são as seguintes; |
- Estabelecer o Sistema de Controle Interno e Programa de Conformidade da Cadeia de Abastecimento e realizar atividades de gestão de riscos, monitoramento e controle no âmbito deste,
- Rever se as transações são realizadas em conformidade com a legislação relevante e com as políticas e procedimentos da organização numa base anual e com uma abordagem baseada em riscos,
- Identificar os riscos, deficiências, erros e má conduta que surgem na organização no âmbito das atividades de controle interno, política e procedimentos de cadeia de abastecimento responsável e outra legislação relevante e tomar as medidas necessárias, e tomar medidas para prevenir o seu ressurgimento e reportar ao Conselho de Administração em intervalos determinados pela Bolsa,
- Inclusão de deficiências identificadas em atividades de acompanhamento e controle e clientes, serviços e transações que envolvam riscos no âmbito do controle interno,
- Garantir a auditoria de unidades e transações numa quantidade e qualidade que possa representar todas as atividades que realizamos,
- Realizar programas de formação e estabelecer um sistema de controle interno que inclua todos estes fatores. |