| POLITICA DI ACCETTAZIONE DEL CLIENTE E GESTIONE DEL RISCHIO |
| INTRODUZIONE |
| Goldtakas, in qualità di azienda, è sempre consapevole dei valori etici e delle proprie responsabilità sociali. È politica fondamentale di Goldtakas combattere il riciclaggio dei proventi del crimine e le relative attività di facilitazione, il finanziamento del terrorismo o delle attività criminali, e seguire la prevenzione di tali attività. In questo contesto, sono implementate le procedure di Know Your Customer (KYC) e la Politica di Accettazione del Cliente. Queste politiche sono sotto la responsabilità di tutti i dipendenti dell'azienda e sotto il controllo e la supervisione dell'unità di conformità. |
| Le questioni da considerare nell'ambito delle procedure Know Your Customer sono le seguenti: |
• Raccomandazioni FATF,
• "Guida OCSE sulla due diligence per catene di approvvigionamento responsabili di minerali provenienti da aree colpite da conflitti e ad alto rischio",
• Risoluzioni del Consiglio ONU,
• Risoluzioni dell'Unione Europea, |
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| 1 - IDENTIFICAZIONE DEI RISCHI |
| Goldtakas prende in considerazione i seguenti criteri nel determinare il rischio: |
- I partner, i proprietari o i senior manager del fornitore sono persone politicamente esposte (PEP);
- Il fornitore di metalli preziosi o le persone fisiche/giuridiche con cui ha un rapporto sono direttamente o indirettamente coinvolti in riciclaggio di denaro e trasferimento, commercio di armi e operazioni di casinò;
- Il fornitore di metalli preziosi o l'azienda si trova in offshore, paradisi fiscali o zone di riciclaggio di denaro;
- La fonte del metallo prezioso si trova in un'area colpita da conflitti o a rischio di violazioni dei diritti umani;
- La presenza di un'area di rischio nella catena di approvvigionamento, anche se il fornitore non si trova in un'area di rischio di conflitto o di violazione dei diritti umani per il metallo prezioso;
- La capacità produttiva della regione in cui viene estratto il metallo prezioso e la quantità di metallo prezioso dichiarata hanno un rapporto contraddittorio. |
| L'azienda implementa la Politica Goldtakas in linea con il Sistema di Controllo Interno e il Programma di Conformità della Catena di Approvvigionamento e nell'ambito di tutti questi criteri di rischio, e adotta un efficace sistema di gestione interna e metodi di audit dei rischi in questa direzione. |
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| 2 - TIPI DI CLIENTI AD ALTO RISCHIO |
| a) Rischi relativi al profilo del cliente |
| Il primo criterio che Goldtakas affronta con sensibilità e priorità nell'ambito dell'identificazione del cliente è l'idoneità del profilo del cliente per il lavoro. Se i documenti presentati dal cliente durante il processo di controllo pre-apertura del conto contengono informazioni insufficienti, si contraddicono o si astengono dal fornire informazioni, ciò costituisce un motivo per cui il cliente viene valutato nella categoria di rischio. Inoltre, l'esistenza di un rapporto di notizie e di una situazione concreta relativa al riciclaggio dei proventi del crimine o al finanziamento del terrorismo, gravi differenze tra la professione e la situazione finanziaria del cliente, e l'esistenza di una relazione con individui o organizzazioni a rischio sono tra i criteri che richiedono un approccio orientato al rischio nei confronti del cliente. |
| b) Rischi relativi alle transazioni |
| Oltre ai rischi relativi al profilo del cliente, anche le transazioni che vengono realizzate o che si intende realizzare sono soggette a valutazione del rischio da parte dell'unità di conformità. In questo contesto, si presta attenzione a situazioni come transazioni una tantum che richiedono continuità nell'ambito delle attività di persone e organizzazioni impegnate in attività commerciali, o la continua ripetizione di una transazione una tantum, la mancanza di una ragionevole ed economica giustificazione per le transazioni da effettuare, l'incapacità del cliente di spiegare o l'astensione dal fornire informazioni sullo scopo della transazione o la fonte dei fondi. |
| c) Rischi relativi al commercio di metalli preziosi |
| È essenziale che tutti i dipendenti Goldtakas e l'unità di conformità siano informati e prudenti sui rischi che possono incontrare nel loro settore. Attenzione e cautela prioritaria devono essere prestate a questioni come la vendita di grandi quantità di oro da rottamare o in caso di serio sospetto che l'oro sia rubato, richieste ripetute da parte di un commerciante di metalli preziosi per transazioni commerciali in importi leggermente inferiori al limite per il quale è richiesta l'identificazione entro un breve periodo, e richieste di commerciare in valute estere non convertibili. |
| d) Rischio paese |
| Vengono effettuate indagini dettagliate sul paese di origine della miniera sia all'apertura del conto che durante la transazione. Ogni transazione viene controllata per eliminare o ridurre i rischi relativi al commercio se il fornitore di metalli preziosi o l'azienda si trovano in offshore, paradisi fiscali o zone di riciclaggio di denaro; se la fonte del metallo prezioso si trova in una regione colpita da conflitti o di violazione dei diritti umani; se il fornitore si trova in una regione colpita da conflitti o di violazione dei diritti umani anche se il fornitore di metalli preziosi non si trova in tale regione; e se la capacità produttiva della regione in cui viene estratto il metallo prezioso e la quantità dichiarata di metallo prezioso sono in conflitto. |
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| 3 - PROCESSO KNOW YOUR CUSTOMER (KYC) |
| Sebbene richiediamo i seguenti documenti nell'ambito della Politica "Know Your Customer", possiamo anche richiedere documenti aggiuntivi richiesti da circostanze speciali per un'intelligence sana; |
1 - Copia della carta d'identità
2 - Copia del passaporto
3 - Circolare firmataria/Dichiarazioni di firma
4 - Atto costitutivo dell'azienda
5 - Certificato fiscale
6 - Certificato operativo e atto di organizzazione
7 - Struttura azionaria dell'azienda
8 - Certificato di residenza
9 - Dettagli del conto bancario |
| Note di colloquio, analisi dei rischi, documenti di identificazione del cliente e file di tutti i clienti/fornitori vengono tracciati e archiviati in Goldtakas sulla base dell'ID (numero di conto cliente). Rischi, ID cliente/fornitore e transazioni possono essere tracciati. Goldtakas fornisce una capacità di monitoraggio basata sulle transazioni dal lato cliente/fornitore. |
| Con i documenti forniti nell'ambito di Know Your Customer, i controlli vengono effettuati attraverso i servizi di cui disponiamo e dalle aree di scansione possedute da altri paesi e organizzazioni internazionali. Questi controlli vengono effettuati non solo per il cliente che apre un conto, ma anche per le persone giuridiche e fisiche ad esso associate, e il loro ambito è il seguente; |
• Sanzioni australiane,
• Bureau of Industry and Security (USA),
• Department of State, Elenco AECA Debarred (USA),
• Department of State, Sanzioni di non proliferazione (USA),
• Elenco delle sanzioni finanziarie dell'UE,
• Elenco dei ricercati INTERPOL,
• OFAC Specially Designated Nationals,
• Office of the Superintendent of Financial Institutions (Canada),
• Elenco delle sanzioni della Svizzera – SECO,
• Elenco delle sanzioni finanziarie del Regno Unito (HMT),
• Sanzioni del Consiglio di Sicurezza delle Nazioni Unite,
• Elenco consolidato delle sanzioni USA
• Elenco PEP globale |
| Per tutti gli individui e le aziende inclusi nell'elenco delle sanzioni dei suddetti paesi e istituzioni, sono stati ottenuti servizi in outsourcing da organizzazioni internazionali di dati e intelligence esistenti in un'area comune. |
| Identificazione dei rischi nella catena di approvvigionamento e implementazione di strategie con un approccio basato sul rischio |
| Goldtakas svolge attività nell'ambito della Politica della Catena di Approvvigionamento Responsabile sviluppata nel quadro delle raccomandazioni FATF e della "Guida OCSE sulla due diligence per catene di approvvigionamento responsabili di minerali provenienti da aree colpite da conflitti e ad alto rischio". Oltre a raccogliere informazioni di intelligence sui potenziali clienti contro i rischi identificati sotto il titolo "Criteri di alto rischio nella catena di approvvigionamento responsabile", vengono applicati questionari differenziati e metodi di raccolta di informazioni simili a individui, aziende, metalli preziosi e altre società. |
| Il lavoro di intelligence sul cliente è aggiornato periodicamente e in circostanze straordinarie vengono richieste informazioni e documenti aggiuntivi. Questi processi sono sistematizzati gestendoli, compilandoli e registrandoli nell'ambito delle Relazioni con i Clienti, e tutte le note di colloquio, informazioni e documenti raccolti dal primo incontro di un cliente alla situazione attuale sono registrati in ambiente digitale e viene creato un big data cumulativo. All'interno di questi dati, a ciascun cliente/fornitore viene assegnato un numero di conto di riferimento e viene effettuato un monitoraggio e un'analisi sistematici nei processi di accettazione/rifiuto cliente/fornitore e nei processi commerciali successivi all'accettazione. |
| Il Responsabile del Controllo Interno e della Conformità della Catena di Approvvigionamento osserva, analizza e identifica regolarmente i rischi identificati sotto il titolo "Criteri di alto rischio nella catena di approvvigionamento responsabile" e riferisce al senior management. I casi ad alto rischio in presenza dei rischi o delle relative possibilità specificate nella sezione intitolata "Criteri di alto rischio nella catena di approvvigionamento responsabile" nella Politica Aziendale sono inoltrati al Comitato per i Rischi per la valutazione da parte del Responsabile del Controllo Interno e della Conformità della Catena di Approvvigionamento. |
| Il Comitato per i Rischi può rifiutare un potenziale cliente/fornitore o accettare di lavorare con loro. A seguito dell'accettazione del cliente/fornitore, viene elaborato un piano di mitigazione dei rischi da gestire da parte dei responsabili della conformità a causa dei rischi che possono sorgere durante il processo di lavoro e vengono monitorati i risultati. Come risultato di questi processi, il commercio può essere sospeso o completamente terminato. |
| In caso di rilevamento del rischio |
| Goldtakas effettua la valutazione del rischio nel quadro dei criteri sopra menzionati. I rischi identificati sono ridotti al minimo attraverso richieste di documenti aggiuntivi ed esami dettagliati. In una situazione in cui non possiamo ridurre il rischio a un livello ragionevole, il rapporto commerciale viene sospeso. Se le cause del rischio vengono eliminate, il rapporto commerciale continua, e se le condizioni che impediscono il commercio persistono, i conti vengono chiusi e il rapporto commerciale viene terminato. |
| Progettazione e implementazione della strategia di risposta al rischio |
| Goldtakas ha definito le misure da adottare e le procedure da seguire in caso di riscontro di criteri ad alto rischio. Nell'ambito di queste procedure; |
- Vengono richieste informazioni e documenti aggiuntivi,
- L'area di scansione è estesa con nuovi documenti acquisiti,
- Le aree riscontrate rischiose vengono segnalate al Consiglio di Amministrazione,
- Le transazioni rientranti nell'ambito delle definizioni di transazioni sospette vengono segnalate,
- Se persistono le condizioni che impediscono il commercio, i conti vengono chiusi e il rapporto commerciale viene terminato. |
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| 4 - Controllo Interno e Audit |
| I responsabili della conformità di Goldtakas sono responsabili dell'implementazione della Politica della Catena di Approvvigionamento dell'Oro preparata nel quadro delle raccomandazioni FATF e della "Guida OCSE sulla due diligence per catene di approvvigionamento responsabili di minerali provenienti da aree colpite da conflitti e ad alto rischio". |
| Le loro descrizioni dei compiti sono le seguenti; |
- Stabilire il Sistema di Controllo Interno e il Programma di Conformità della Catena di Approvvigionamento, e svolgere attività di gestione del rischio, attività di monitoraggio e controllo in questo ambito,
- Verificare se le transazioni vengono effettuate in conformità con la legislazione pertinente e le politiche e procedure dell'organizzazione su base annuale e con un approccio basato sul rischio,
- Identificare i rischi, le carenze, gli errori e le cattive condotte che si verificano nell'organizzazione nell'ambito delle attività di controllo interno, della politica della catena di approvvigionamento responsabile e delle procedure e altre leggi pertinenti e adottare le misure necessarie, e intraprendere azioni per prevenire la loro ricomparsa e riferire al Consiglio di Amministrazione a intervalli determinati dalla Borsa,
- Inclusione delle carenze identificate nelle attività di follow-up e controllo e dei clienti, servizi e transazioni che comportano rischi nell'ambito del controllo interno,
- Garantire l'audit di unità e transazioni in una quantità e qualità che possano rappresentare tutte le attività che svolgiamo,
- Condurre programmi di formazione e stabilire un sistema di controllo interno che includa tutti questi fattori. |