| POLITIQUE DE LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LES POTS-DE-VIN |
| 1 – OBJECTIF |
| Cette Politique de Lutte contre la Corruption et les Pots-de-vin vise à : |
- Définir expressément l'approche de Goldtakas en matière de pots-de-vin et de corruption,
- Exprimer clairement l'engagement de Goldtakas à interdire les pots-de-vin et la corruption, et à garantir la conformité avec les lois anti-corruption et anti-pots-de-vin en vigueur,
- Identifier les risques potentiels de pots-de-vin et de corruption et créer et mettre en œuvre un programme de lutte pour atténuer et gérer ces risques. |
| |
| 2 – PORTÉE |
| Notre Politique de Lutte contre la Corruption et les Pots-de-vin couvre : |
- Les membres du Conseil d'Administration de Goldtakas,
- Les managers et employés de Goldtakas,
- Nos filiales, sociétés affiliées et leurs employés,
- Les entreprises externes auprès desquelles nous recevons des services, ainsi que les personnes et organisations (partenaires commerciaux) qui effectuent des transactions au nom de Goldtakas (y compris consultants, avocats, auditeurs externes, etc.). |
| Cette politique ; |
| fait partie intégrante de la Politique de Code d'Éthique et de Principes de Travail de Goldtakas, de la Politique de Prévention du Blanchiment des Produits du Crime et du Financement du Terrorisme, et de la Politique d'Acceptation des Clients et de Gestion des Risques. |
| |
| 3 – DÉFINITIONS |
| Corruption : Demander, offrir, donner ou accepter, directement ou indirectement, un pot-de-vin ou tout autre avantage indu ou la perspective de celui-ci, qui altère la bonne exécution de tout devoir ou comportement requis du bénéficiaire du pot-de-vin, de l'avantage indu ou de la perspective de celui-ci. |
| Pot-de-vin : Le bénéfice d'une personne dans le cadre d'un accord avec des tiers pour agir contrairement aux exigences de son devoir en effectuant, en n'effectuant pas, en accélérant ou en ralentissant un travail, etc. Nos employés ne peuvent pas offrir ou recevoir un pot-de-vin de/à des personnes, entreprises ou institutions publiques dans l'exercice de leurs fonctions. |
| Public : Tous les organismes gouvernementaux qui fournissent des services publics. |
| Agent Public : Personnes participant à l'exécution d'activités publiques de manière permanente, pour une durée limitée ou temporairement par affectation, élection ou de toute autre manière, tel que défini dans les conventions internationales de lutte contre la corruption telles que la Convention des Nations Unies contre la Corruption (UNCAC). |
| Unité de Conformité : Unité composée d'employés responsables de la mise en œuvre du programme de conformité et opérant sous la direction du Responsable de la Conformité. Chez Goldtakas, ces employés sont appelés Responsable de la Conformité du Contrôle Interne et de la Chaîne d'Approvisionnement et Assistant. |
| Tiers : Entités physiques et morales qui fournissent des services de soutien, y compris les filiales et les sociétés du groupe ainsi que les partenaires commerciaux et fournisseurs existants/potentiels. |
| |
| 4 – DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS |
| Le Conseil d'Administration est responsable de la supervision de la mise en place et du fonctionnement des mécanismes de notification, d'inspection et de sanction en cas de non-conformité avec la Politique, les règles et les règlements. |
| Le Responsable de la Conformité du Contrôle Interne et de la Chaîne d'Approvisionnement et l'Assistant désignés par le Conseil d'Administration sont responsables de : |
- Définir, développer, mettre en œuvre et surveiller un programme anti-corruption efficace,
- Aider les employés à évaluer les situations de pots-de-vin et de corruption,
- Guider tous les employés en matière de pots-de-vin et de corruption,
- Suivre toutes les réglementations légales sur les pots-de-vin et la corruption, et prendre des dispositions pour mettre en œuvre les ajouts et les modifications,
- Enquêter sur tous les actes de pots-de-vin et de corruption identifiés, demander et analyser toutes sortes de documents liés aux cas suspects ou réels de corruption, et faire remonter la question au Conseil d'Administration lorsque cela est requis. |
| Nos employés doivent être prudents face aux risques possibles de pots-de-vin et de corruption. Ils sont tenus d'informer les unités autorisées spécifiées dans cette politique des actes réels ou tentés de pots-de-vin et de corruption dont ils ont connaissance. |
| |
| 5 – PRINCIPAUX DOMAINES DE RISQUE POUR LA CORRUPTION |
| Afin de lutter efficacement contre les pots-de-vin et la corruption chez Goldtakas, les unités concernées prédéfinissent les risques possibles et s'assurent que les précautions nécessaires sont prises en considération des risques possibles avec une approche basée sur les risques. |
| Les principaux domaines d'intérêt des unités commerciales pour se conformer à cette politique et poursuivre les flux de travail en harmonie sont les suivants : |
• Accepter et offrir des cadeaux,
• Relations avec les agents publics,
• Activités de représentation et de divertissement,
• Paiements de dons,
• Paiements de facilitation,
• Relations avec les tiers et les partenaires commerciaux,
• Relations de parrainage,
• Offres d'emploi |
| 5.1 Accepter et Offrir des Cadeaux |
| Les cadeaux sont des produits et services échangés entre des personnes qui ont actuellement des relations d'affaires ou attendent des relations d'affaires potentielles, par courtoisie commerciale ou pour remercier sans nécessiter de gain financier ou émotionnel. |
| Les employés de Goldtakas ne sont pas autorisés à accepter des articles/services, cadeaux, invitations ou offres de divertissement qui peuvent affecter ou sont destinés à affecter les préférences et décisions de notre organisation. Ils ne sont également pas autorisés à offrir, recevoir, donner, promettre ou exiger de telles offres. |
| Des cadeaux avec des limites claires devraient être présentés à la fin de l'année ou à des occasions spéciales, tels que des cadeaux promouvant l'entreprise et de petits cadeaux promouvant nos coutumes et traditions. |
| De plus, les cadeaux à présenter par Goldtakas ne doivent pas dépasser les cadeaux acceptés. |
| En particulier, recevoir et offrir des chèques, des espèces et des équivalents de trésorerie n'est jamais toléré, quelle que soit leur valeur. |
| Les cadeaux ne sont pas offerts ou acceptés dans de tels cas afin d'éviter la survenance de toute situation qui pourrait causer ou être perçue comme un conflit d'intérêts, même si elle est conforme à la politique. |
| 5.2 Relations avec les Agents Publics |
| Dans le cadre des réglementations légales, les cadeaux et offres directs et indirects aux agents publics dotés d'autorisations légales, qui servent de points de contact, sont limités à des cadeaux symboliques sans valeur financière élevée. |
| Toutes les activités que Goldtakas mène avec des agents publics ou des tiers affiliés peuvent poser à la fois un risque de réputation et un risque de conformité concernant les lois et règlements en vigueur. |
| Toutes sortes de cadeaux ou d'activités de divertissement pour les agents publics ou les tiers affiliés peuvent être offerts avec l'approbation de l'unité de conformité. |
| 5.3 Activités de Représentation et de Divertissement |
| Les événements et activités de représentation et de divertissement incluent : |
• Invitations à des repas,
• Événements sociaux,
• Hébergements. |
| Goldtakas peut mener des activités de représentation et de divertissement pour développer ses relations commerciales et établir des réseaux commerciaux. |
| Nous essayons de veiller à ce que ces événements et activités soient raisonnables. Nous veillons strictement à ne pas offrir de telles activités de représentation et de divertissement avant un processus décisionnel important. |
| 5.4 Paiements de Dons |
| Dans le cadre de la responsabilité sociale, Goldtakas peut faire des dons et des aides conformément à la législation applicable et avec l'approbation du Conseil d'Administration. |
| L'entreprise peut faire des dons pour des questions sociales telles que l'éducation, la santé, la culture, la protection de l'environnement, le sport, etc., ainsi que des catastrophes naturelles survenant à l'intérieur et à l'extérieur du pays. |
| Les dons sont soumis à l'information des actionnaires en détail lors de l'Assemblée Générale Ordinaire pour l'année concernée. |
Les dons et aides doivent être conformes aux Principes Directeurs de l'OCDE à l'intention des Entreprises Multinationales et aux Principes du Pacte Mondial des Nations Unies, garantissant la transparence et l'alignement éthique dans les rapports financiers. En outre, le montant total annuel des dons ne doit pas dépasser 5% du chiffre d'affaires déclaré de l'entreprise pour l'année concernée. |
| 5.5 Paiements de Facilitation |
| Les paiements de facilitation sont effectués pour sécuriser ou accélérer les affaires publiques de routine auxquelles l'entreprise a droit. |
| Goldtakas n'autorise aucun paiement de facilitation pour sécuriser ou accélérer les transactions ou processus de routine (recevoir des permis ou des licences, procédures d'appel d'offres, etc.) auprès des autorités publiques. |
| 5.6 Relations avec les Tiers et les Partenaires Commerciaux |
| Les entités physiques et morales qui fournissent des services de soutien, y compris les filiales et les sociétés du groupe ainsi que les partenaires commerciaux et fournisseurs existants/potentiels sont considérés comme des tiers dans le cadre de cette politique. |
| Goldtakas est en relation avec des tiers dans le cadre de ses activités commerciales. La gestion des risques des tiers est très importante car tout pot-de-vin et corruption commis par des tiers peut être interprété comme un acte commis par Goldtakas. |
| Pour cette raison, une recherche détaillée et une évaluation des pots-de-vin/corruption concernant les tiers est effectuée avant d'établir une relation d'affaires. |
| Dans le cadre de son programme anti-corruption et anti-pots-de-vin, Goldtakas exige que les tiers travaillant pour elle se conforment aux politiques de Goldtakas à cet égard, et que ses employés intériorisent les dispositions de ces politiques et conduisent leurs activités en conséquence. Par conséquent, les contrats avec des tiers contiennent des dispositions pertinentes. |
| 5.7 Relations de Parrainage |
| Goldtakas peut soutenir des événements ou organisations dans les domaines de la culture, des arts, de l'éducation, du sport, de l'entrepreneuriat et de la science. Tout d'abord, une recherche détaillée est effectuée concernant l'événement à parrainer. Les dons ou le parrainage de personnes ou d'organisations qui sont connues ou soupçonnées de donner des pots-de-vin ou de commettre des actes de corruption ne sont autorisés en aucune circonstance. |
| Les parrainages requis doivent être légaux et également conformes aux règlements, politiques et directives émis par Goldtakas ainsi qu'aux lois en vigueur. |
| 5.8 Offres d'Emploi |
| Les processus de recrutement ou d'affectation temporaire qui ne sont pas menés avec soin posent des risques de pots-de-vin et de corruption. Pour éviter de telles situations, l'ensemble du processus doit être géré avec sensibilité dans le recrutement d'une personne qui est connue pour avoir des relations directes ou indirectes avec un client, un partenaire commercial ou un tiers, ou qui est un agent public ou est liée à un agent public. Les candidats doivent passer par toutes les étapes du processus de recrutement et avoir les qualités, expériences et caractéristiques personnelles requises pour le poste afin de garantir que le candidat ne fait l'objet d'aucun traitement spécial. |
| |
| 6 – QUESTIONS À PRENDRE EN COMPTE POUR LA LUTTE CONTRE LA CORRUPTION ET LES POTS-DE-VIN |
| 6.1 Tenue de Registres Sans Erreur |
| Toutes les transactions doivent être inscrites avec précision dans les livres et registres officiels. Tous les comptes, factures et documents liés à des tiers doivent être enregistrés et conservés de manière complète, précise et fiable. |
| 6.2 Formation |
| Cette Politique de Lutte contre la Corruption et les Pots-de-vin a été communiquée à tous les employés de Goldtakas. Elle est également facilement accessible sur notre site web pour toutes les personnes et clients avec lesquels nous avons des relations d'affaires. |
| Des formations régulières sont organisées pour s'assurer que les employés de Goldtakas intériorisent les principes de la politique, obtiennent des connaissances sur les mises à jour, et conduisent leurs activités en conséquence. |
| 6.3 Notification des Situations Contraires à la Politique |
| Les managers et employés de Goldtakas sont tenus de se conformer à cette politique, aux réglementations légales pertinentes et à toutes les lois anti-corruption et anti-pots-de-vin en vigueur dans l'exercice de leurs fonctions. |
| Tous les employeurs sont également individuellement responsables de la notification de toute situation impliquant des violations des principes anti-corruption et anti-pots-de-vin. |
| Garder les notifications confidentielles est essentiel. Les règles de confidentialité sont strictement suivies lors de l'inspection à mener après la notification, conformément au principe selon lequel l'employé qui effectue la notification n'est pas lésé. |
| La violation de la Politique de Lutte contre la Corruption et les Pots-de-vin peut entraîner des sanctions disciplinaires allant des poursuites pénales à la résiliation du contrat de travail, selon la nature de l'incident. |
| De plus, Goldtakas s'engage à ce que les employés qui suivent les règles anti-corruption et anti-pots-de-vin ne soient pas lésés en raison de leur action conforme à ces règles, qu'elle protégera les employés qui agissent conformément aux politiques dans tous les cas et en toutes circonstances, et que les notifications pertinentes seront gardées confidentielles. |
| 6.4 Rapports et Protection des Données |
| Tous les titres, avis, inspections et évaluations dans le cadre de la lutte contre la corruption et les pots-de-vin sont régulièrement rapportés par Goldtakas. De plus, ces rapports et résultats d'évaluation sont régulièrement soumis au Conseil d'Administration. |