| POLITIQUE D'ACCEPTATION DU CLIENT ET DE GESTION DES RISQUES |
| INTRODUCTION |
| Goldtakas, en tant qu'entreprise, est toujours consciente des valeurs éthiques et de ses responsabilités sociales. C'est la politique essentielle de Goldtakas de lutter contre le blanchiment des produits du crime et les activités de facilitation pertinentes, le financement du terrorisme ou des activités criminelles, et de suivre la prévention de telles activités. Dans ce contexte, les procédures Know Your Customer (KYC) et la Politique d'Acceptation du Client sont mises en œuvre. Ces politiques relèvent de la responsabilité de tous les employés de l'entreprise et sous le contrôle et la supervision de l'unité de conformité. |
| Les questions à considérer dans le cadre des procédures Know Your Customer sont les suivantes : |
• Recommandations du GAFI,
• "Guide OCDE sur le Devoir de Diligence pour des Chaînes d'Approvisionnement Responsables en Minerais provenant de Zones de Conflit ou à Haut Risque",
• Résolutions du Conseil de l'ONU,
• Résolutions de l'Union Européenne, |
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| 1 - IDENTIFICATION DES RISQUES |
| Goldtakas prend en considération les critères suivants pour déterminer le risque : |
- Les partenaires, propriétaires ou cadres supérieurs du fournisseur sont des personnes politiquement exposées (PEP);
- Le fournisseur de métaux précieux ou les personnes physiques/morales avec lesquelles il est en relation sont directement ou indirectement engagées dans le blanchiment d'argent et le transfert, le commerce d'armes et les opérations de casino;
- Le fournisseur de métaux précieux ou l'entreprise est situé dans des paradis fiscaux, offshore ou zones de blanchiment d'argent;
- La source du métal précieux est située dans une zone affectée par un conflit ou à risque d'abus des droits de l'homme;
- La présence d'une zone à risque dans la chaîne d'approvisionnement, même si le fournisseur ne se trouve pas dans une zone affectée par un conflit ou à risque d'abus des droits de l'homme pour le métal précieux;
- La capacité de production de la région où le métal précieux est extrait et la quantité de métal précieux déclarée ont un rapport contradictoire. |
| L'Entreprise met en œuvre la Politique Goldtakas conformément au Système de Contrôle Interne et au Programme de Conformité de la Chaîne d'Approvisionnement et dans le cadre de tous ces critères de risque et adopte un système de gestion interne efficace et des méthodes d'audit des risques dans cette direction. |
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| 2 - TYPES DE CLIENTS À HAUT RISQUE |
| a) Risques liés au profil du client |
| Le premier critère que Goldtakas aborde avec sensibilité et priorise dans le cadre de l'identification du client est l'adéquation du profil du client pour le travail. Si les documents soumis par le client pendant le processus de contrôle avant l'ouverture du compte contiennent des informations insuffisantes, se contredisent ou refusent de fournir des informations, cela constitue une raison pour que le client soit évalué dans la catégorie de risque. En outre, l'existence d'un rapport de presse et d'une situation concrète liée au blanchiment des produits du crime ou au financement du terrorisme, des différences graves entre la profession du client et sa situation financière, et l'existence d'une relation avec des individus ou organisations à risque font partie des critères qui nécessitent une approche axée sur les risques envers le client. |
| b) Risques liés aux transactions |
| En plus des risques liés au profil du client, les transactions qui sont réalisées ou qui sont destinées à être réalisées sont également soumises à une évaluation des risques par l'unité de conformité. Dans ce contexte, une attention est portée à des situations telles que des transactions uniques nécessitant une continuité dans le cadre des activités de personnes et d'organisations engagées dans des activités commerciales, ou la répétition continue d'une transaction unique, l'absence de justification raisonnable et économique pour les transactions à effectuer, l'incapacité du client à expliquer ou le refus de fournir des informations sur le but de la transaction ou la source du fonds. |
| c) Risques liés au commerce des métaux précieux |
| Il est essentiel que tous les employés de Goldtakas et l'unité de conformité soient informés et prudents face aux risques qu'ils peuvent rencontrer dans leur secteur. Une attention et une prudence prioritaires doivent être accordées à des questions telles que la vente de grandes quantités de débris d'or ou en cas de soupçon sérieux que l'or est volé, des demandes répétées d'un commerçant de métaux précieux pour des transactions commerciales dans des montants légèrement inférieurs à la limite pour laquelle l'identification est requise dans un court laps de temps, et des demandes d'échange dans des devises étrangères non convertibles. |
| d) Risque pays |
| Des enquêtes détaillées sur le pays d'origine de la mine sont effectuées à la fois à l'ouverture du compte et pendant la transaction. Chaque transaction est contrôlée pour éliminer ou réduire les risques liés au commerce si le fournisseur de métaux précieux ou l'entreprise est situé à l'étranger, dans des paradis fiscaux ou des zones de blanchiment d'argent; si la source du métal précieux est située dans une région affectée par un conflit ou abusant des droits de l'homme; si le fournisseur est situé dans une région affectée par un conflit ou abusant des droits de l'homme même si le fournisseur de métaux précieux n'est pas situé dans une telle région; et si la capacité de production de la région où le métal précieux est extrait et la quantité déclarée de métal précieux sont en conflit. |
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| 3- PROCESSUS KNOW YOUR CUSTOMER (KYC) |
| Bien que nous demandions les documents suivants dans le cadre de la Politique "Know Your Customer", nous pouvons également demander des documents supplémentaires requis par des circonstances spéciales pour une intelligence saine ; |
1 - Copie de la carte d'identité
2 - Copie du passeport
3 - Circulaire des signataires/Déclarations de signature
4 - Statuts de l'entreprise
5 - Certificat fiscal
6 - Certificat d'exploitation et acte d'organisation
7 - Structure d'actionnariat de l'entreprise
8 - Certificat de résidence
9 - Détails du compte bancaire |
| Les notes d'entretien, les analyses de risques, les documents d'identification du client et les fichiers de tous les clients/fournisseurs sont suivis et stockés chez Goldtakas sur la base de l'ID (numéro de compte client). Les risques, les identifiants client/fournisseur et les transactions peuvent être suivis. Goldtakas fournit une capacité de surveillance basée sur les transactions du côté client/fournisseur. |
| Avec les documents fournis dans le cadre de Know Your Customer, les contrôles sont effectués via les services que nous avons et à partir des zones d'analyse possédées par d'autres pays et organisations internationales. Ces contrôles sont effectués non seulement pour le client qui ouvre un compte, mais également pour les personnes morales et physiques avec lesquelles ils sont associés, et leur portée est la suivante ; |
• Sanctions australiennes,
• Bureau de l'Industrie et de la Sécurité (États-Unis),
• Département d'État, Liste AECA des personnes interdites (États-Unis),
• Département d'État, Sanctions de non-prolifération (États-Unis),
• Liste des sanctions financières de l'UE,
• Liste des personnes recherchées par INTERPOL,
• Ressortissants spécialement désignés de l'OFAC,
• Bureau du surintendant des institutions financières (Canada),
• Liste des sanctions suisses – SECO,
• Liste des sanctions financières du Royaume-Uni (HMT),
• Sanctions du Conseil de sécurité des Nations Unies,
• Liste consolidée des sanctions des États-Unis
• Liste PEP mondiale |
| Pour tous les individus et entreprises inclus dans la liste des sanctions des pays et institutions mentionnés ci-dessus, des services externalisés ont été obtenus auprès d'organisations internationales de données et de renseignement existant dans une zone commune. |
| Identification des risques dans la chaîne d'approvisionnement et mise en œuvre de stratégies avec une approche basée sur les risques |
| Goldtakas mène des activités dans le cadre de la Politique de la Chaîne d'Approvisionnement Responsable développée dans le cadre des recommandations du GAFI et du "Guide OCDE sur le Devoir de Diligence pour des Chaînes d'Approvisionnement Responsables en Minerais provenant de Zones de Conflit ou à Haut Risque". En plus de recueillir des informations de renseignement sur les clients potentiels contre les risques identifiés sous le titre "Critères de Haut Risque dans la Chaîne d'Approvisionnement Responsable", des questionnaires différenciés et des méthodes de collecte d'informations similaires sont appliqués aux entreprises individuelles, corporatives, de métaux précieux et autres. |
| Le travail de renseignement sur le client est périodiquement mis à jour et des informations et documents supplémentaires sont demandés dans des circonstances extraordinaires. Ces processus sont systématisés en les gérant, les compilant et les enregistrant dans le cadre des Relations Clientèle, et toutes les notes d'entretien, informations et documents collectés depuis la première rencontre d'un client jusqu'à la situation actuelle sont enregistrés dans l'environnement numérique et un big data cumulatif est créé. Dans ces données, un numéro de compte de référence est attribué pour chaque client/fournisseur et une surveillance et une analyse systématiques sont effectuées dans les processus d'acceptation/rejet du client/fournisseur et les processus commerciaux suivant l'acceptation. |
| L'Agent de Contrôle Interne et de Conformité de la Chaîne d'Approvisionnement observe, analyse et identifie régulièrement les risques identifiés sous le titre "Critères de Haut Risque dans la Chaîne d'Approvisionnement Responsable" et rapporte à la direction générale. Les cas à haut risque en présence des risques ou possibilités connexes spécifiés dans la section intitulée "Critères de Haut Risque dans la Chaîne d'Approvisionnement Responsable" dans la Politique de l'Entreprise sont transmis au Comité des Risques pour évaluation par l'Agent de Contrôle Interne et de Conformité de la Chaîne d'Approvisionnement. |
| Le Comité des Risques peut rejeter un client/fournisseur potentiel ou accepter de travailler avec lui. Suite à l'acceptation du client/fournisseur, un plan d'atténuation des risques à gérer par les agents de conformité en raison des risques pouvant survenir pendant le processus de travail est établi et les résultats sont surveillés. Suite à ces processus, le commerce peut être suspendu ou complètement terminé. |
| En cas de détection de risque |
| Goldtakas effectue une évaluation des risques dans le cadre des critères mentionnés ci-dessus. Les risques identifiés sont minimisés grâce à des demandes de documents supplémentaires et à des examens détaillés. Dans une situation où nous ne pouvons pas réduire le risque à un niveau raisonnable, la relation commerciale est suspendue. Si les causes du risque sont éliminées, la relation commerciale se poursuit, et si les conditions qui empêchent le commerce persistent, les comptes sont fermés et la relation commerciale est terminée. |
| Conception et mise en œuvre de la stratégie de réponse aux risques |
| Goldtakas a défini les mesures à prendre et les procédures à suivre dans le cas où des critères à haut risque sont rencontrés. Dans le cadre de ces procédures; |
- Des informations et documents supplémentaires sont demandés,
- La zone de numérisation est étendue avec les nouveaux documents acquis,
- Les zones trouvées risquées sont signalées au Conseil d'Administration,
- Les transactions entrant dans le cadre des définitions de transactions suspectes sont signalées,
- Si les conditions qui empêchent le commerce persistent, les comptes sont fermés et la relation commerciale est terminée. |
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| 4 - Contrôle Interne et Audit |
| Les agents de conformité de Goldtakas sont responsables de la mise en œuvre de la Politique de la Chaîne d'Approvisionnement en Or préparée dans le cadre des recommandations du GAFI et du "Guide OCDE sur le Devoir de Diligence pour des Chaînes d'Approvisionnement Responsables en Minerais provenant de Zones de Conflit ou à Haut Risque". |
| Leurs descriptions de tâches sont les suivantes; |
- Établir le Système de Contrôle Interne et le Programme de Conformité de la Chaîne d'Approvisionnement, et mener des activités de gestion des risques, de surveillance et de contrôle dans ce cadre,
- Examiner si les transactions sont effectuées conformément à la législation pertinente et aux politiques et procédures de l'organisation sur une base annuelle et avec une approche basée sur les risques,
- Identifier les risques, déficiences, erreurs et fautes qui surviennent dans l'organisation dans le cadre des activités de contrôle interne, de la politique et des procédures de la chaîne d'approvisionnement responsable et d'autres législations pertinentes et prendre les mesures nécessaires, et prendre des actions pour empêcher leur réapparition et faire rapport au Conseil d'Administration à des intervalles déterminés par la Bourse,
- Inclusion des déficiences identifiées dans les activités de suivi et de contrôle et des clients, services et transactions impliquant des risques dans le cadre du contrôle interne,
- Assurer l'audit des unités et des transactions dans une quantité et une qualité qui peuvent représenter toutes les activités que nous menons,
- Mener des programmes de formation et établir un système de contrôle interne qui inclut tous ces facteurs. |