| POLÍTICA ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN |
| 1 – PROPÓSITO |
| Esta Política Antisoborno y Anticorrupción tiene como objetivo: |
- Definir expresamente el enfoque de Goldtakas hacia el soborno y la corrupción,
- Expresar claramente el compromiso de Goldtakas de prohibir el soborno y la corrupción, y asegurar el cumplimiento de las leyes antisoborno y anticorrupción en vigor,
- Identificar los riesgos potenciales de soborno y corrupción y crear e implementar un programa de combate para mitigar y gestionar dichos riesgos. |
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| 2 – ALCANCE |
| Nuestra Política Antisoborno y Anticorrupción cubre: |
- Miembros del Consejo de Administración de Goldtakas,
- Gerentes y empleados de Goldtakas,
- Nuestras subsidiarias, afiliadas y sus empleados,
- Empresas externas de las que recibimos servicios, así como personas y organizaciones (socios comerciales) que realizan transacciones en nombre de Goldtakas (incluyendo consultores, abogados, auditores externos, etc.). |
| Esta política; |
| es parte integral del Código de Ética y Política de Principios de Trabajo de Goldtakas, la Política para la Prevención del Lavado de Producto del Delito y Financiamiento del Terrorismo, y la Política de Aceptación de Clientes y Gestión de Riesgos. |
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| 3 – DEFINICIONES |
| Corrupción: Solicitar, ofrecer, dar o aceptar, directa o indirectamente, un soborno o cualquier otra ventaja indebida o la perspectiva de la misma, que distorsiona el desempeño adecuado de cualquier deber o comportamiento requerido al receptor del soborno, la ventaja indebida o la perspectiva de la misma. |
| Soborno: El beneficio de una persona dentro del alcance de un acuerdo con terceros para actuar en contra de los requisitos de su deber al llevar a cabo, no llevar a cabo, acelerar o ralentizar un trabajo, etc. Nuestros empleados no pueden ofrecer o recibir un soborno de/a personas, empresas o instituciones públicas mientras cumplen con sus deberes. |
| Público: Todos los órganos gubernamentales que proporcionan servicios públicos. |
| Funcionario Público: Personas que participan en el desempeño de actividades públicas de manera permanente, por una duración limitada o temporalmente a través de asignación, elección o cualquier otra forma, como se define en las convenciones internacionales antisoborno como la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción (UNCAC). |
| Unidad de Cumplimiento: Unidad compuesta por empleados responsables de la implementación del programa de cumplimiento y operando bajo el Oficial de Cumplimiento. En Goldtakas, estos empleados se denominan Oficial y Asistente de Control Interno y Cumplimiento de la Cadena de Suministro. |
| Terceros: Entidades naturales y legales que proporcionan servicios de apoyo, incluyendo subsidiarias y empresas del grupo, así como socios comerciales y proveedores existentes/potenciales. |
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| 4 – DEBERES Y RESPONSABILIDADES |
| El Consejo de Administración es responsable de supervisar el establecimiento y operación de mecanismos de notificación, inspección y sanción en caso de incumplimiento de la Política, reglas y regulaciones. |
| El Oficial de Control Interno y Cumplimiento de la Cadena de Suministro y el Asistente asignados por el Consejo de Administración son responsables de: |
- Definir, desarrollar, implementar y monitorear un programa efectivo anticorrupción,
- Ayudar a los empleados a evaluar situaciones de soborno y corrupción,
- Guiar a todos los empleados con respecto al soborno y la corrupción,
- Seguir todas las regulaciones legales sobre soborno y corrupción, y hacer arreglos para implementar adiciones y modificaciones,
- Investigar todos los actos de soborno y corrupción identificados, solicitar y analizar todo tipo de documentos relacionados con casos de corrupción sospechosos o reales, y escalar el asunto al Consejo de Administración cuando sea necesario. |
| Nuestros empleados deben tener cuidado contra posibles riesgos de soborno y corrupción. Están obligados a informar a las unidades autorizadas especificadas en esta política sobre actos reales o intentados de soborno y corrupción de los que tengan conocimiento. |
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| 5 – ÁREAS PRIMARIAS DE RIESGO DE CORRUPCIÓN |
| Para combatir efectivamente el soborno y la corrupción en Goldtakas, las unidades pertinentes definen previamente posibles riesgos y aseguran que se tomen las precauciones necesarias considerando posibles riesgos con un enfoque basado en el riesgo. |
| Las áreas principales de enfoque de las unidades de negocio para cumplir con esta política y continuar los flujos de trabajo en armonía son las siguientes: |
• Aceptación y ofrecimiento de regalos,
• Relaciones con funcionarios públicos,
• Actividades de representación y entretenimiento,
• Pagos de donaciones,
• Pagos de facilitación,
• Relaciones con terceros y socios comerciales,
• Relaciones de patrocinio,
• Ofertas de empleo |
| 5.1 Aceptación y ofrecimiento de regalos |
| Los regalos son productos y servicios intercambiados entre personas que actualmente tienen relaciones comerciales o esperan potenciales relaciones comerciales, por cortesía comercial o para agradecer sin requerir ninguna ganancia financiera o emocional. |
| Los empleados de Goldtakas no tienen permitido aceptar cualquier artículo/servicio, regalos, invitaciones u ofertas de entretenimiento que puedan afectar o estén destinadas a afectar las preferencias y decisiones de nuestra organización. Tampoco tienen permitido ofrecer, recibir, dar, prometer o exigir tales ofertas. |
| Los regalos con límites claros deben presentarse al final del año o en ocasiones especiales, como regalos que promueven la empresa y pequeños regalos que promueven nuestras costumbres y tradiciones. |
| Además, los regalos que Goldtakas presentará no deben exceder los regalos aceptados. |
| Especialmente, recibir y ofrecer cheques, efectivo y equivalentes de efectivo nunca se tolera, independientemente de su valor. |
| Los regalos no se ofrecen ni se aceptan en tales casos para evitar la ocurrencia de cualquier situación que pueda causar o ser percibida como un conflicto de intereses, incluso si cumple con la política. |
| 5.2 Relaciones con funcionarios públicos |
| Dentro del marco de las regulaciones legales, los regalos y ofertas directas e indirectas a funcionarios públicos con autorizaciones legales, que sirven como nuestros puntos de contacto, se limitan a regalos simbólicos sin altos valores financieros. |
| Todas las actividades que Goldtakas lleva a cabo con funcionarios públicos o terceros afiliados pueden presentar tanto riesgo de reputación como riesgo de cumplimiento con respecto a las leyes y regulaciones en vigor. |
| Todos los tipos de regalos o actividades de entretenimiento para funcionarios públicos o terceros afiliados pueden ofrecerse con la aprobación de la unidad de cumplimiento. |
| 5.3 Actividades de representación y entretenimiento |
| Los eventos y actividades de representación y entretenimiento incluyen: |
• Invitaciones a comidas,
• Eventos sociales,
• Alojamientos. |
| Goldtakas puede llevar a cabo actividades de representación y entretenimiento para desarrollar sus relaciones comerciales y establecer redes comerciales. |
| Tratamos de asegurar que estos eventos y actividades estén dentro de lo razonable. Prestamos estricta atención a no ofrecer tales actividades de representación y entretenimiento antes de un proceso importante de toma de decisiones. |
| 5.4 Pagos de donaciones |
| Dentro del alcance de la responsabilidad social, Goldtakas puede hacer donaciones y ayudas de acuerdo con la legislación pertinente y con la aprobación del Consejo de Administración. |
| La empresa puede hacer donaciones para temas sociales como educación, atención médica, cultura, protección ambiental, deportes, etc., así como desastres naturales que ocurren dentro y fuera del país. |
| Las donaciones se presentan a los accionistas en detalle en la Reunión Ordinaria de la Asamblea General para el año pertinente. |
Las donaciones y ayudas deben cumplir con las Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales y los Principios del Pacto Mundial de la ONU, asegurando transparencia y alineación ética en la presentación de informes financieros. Además, el monto anual total de donaciones no debe exceder el 5% de los ingresos declarados de la empresa para el año pertinente. |
| 5.5 Pagos de facilitación |
| Los pagos de facilitación se realizan para asegurar o acelerar asuntos públicos de rutina a los que la empresa tiene derecho. |
| Goldtakas no permite pagos de facilitación para asegurar o acelerar transacciones o procesos de rutina (recibir permisos o licencias, procedimientos de licitación, etc.) en autoridades públicas. |
| 5.6 Relaciones con terceros y socios comerciales |
| Las entidades naturales y legales que proporcionan servicios de apoyo, incluyendo subsidiarias y empresas del grupo, así como socios comerciales y proveedores existentes/potenciales, se consideran terceros dentro del alcance de esta política. |
| Goldtakas está en relación con terceros como parte de sus actividades comerciales. La gestión de los riesgos de terceros es muy importante ya que cualquier soborno y corrupción realizado por terceros puede interpretarse como un acto realizado por Goldtakas. |
| Por esta razón, se realiza una investigación detallada y evaluación de soborno/corrupción con respecto a terceros antes de establecer una relación comercial. |
| Dentro del alcance de su programa antisoborno y anticorrupción, Goldtakas requiere que los terceros que trabajan para ella cumplan con las políticas de Goldtakas en este sentido, y que sus empleados internalicen las disposiciones de estas políticas y lleven a cabo sus actividades en consecuencia. Por lo tanto, los contratos con terceros contienen disposiciones pertinentes. |
| 5.7 Relaciones de patrocinio |
| Goldtakas puede apoyar eventos u organizaciones en los campos de cultura, artes, educación, deportes, emprendimiento y ciencia. Primero, se realiza una investigación detallada con respecto al evento a patrocinar. Las donaciones o patrocinio de personas u organizaciones que son conocidas o sospechosas de dar sobornos o realizar actos de corrupción no están permitidas bajo ninguna circunstancia. |
| Los patrocinios requeridos deben ser legales, y también cumplir con las regulaciones, políticas y directivas emitidas por Goldtakas, así como las leyes en vigor. |
| 5.8 Ofertas de empleo |
| Los procesos de reclutamiento o asignación temporal que no se llevan a cabo meticulosamente presentan riesgos de soborno y corrupción. Para evitar tales situaciones, todo el proceso debe manejarse con sensibilidad al reclutar a una persona que se sabe que tiene relaciones directas o indirectas con un cliente, socio comercial o tercero, o que es un funcionario público o está relacionado con un funcionario público. Los candidatos deben pasar por todas las etapas del proceso de reclutamiento y tener las cualidades, experiencias y características personales requeridas para el deber a fin de asegurar que el candidato no esté sujeto a ningún tratamiento especial. |
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| 6 – ASUNTOS A CONSIDERAR PARA ANTISOBORNO Y ANTICORRUPCIÓN |
| 6.1 Mantenimiento de registros libres de errores |
| Todas las transacciones deben ingresarse con precisión en libros y registros oficiales. Todas las cuentas, facturas y documentos relacionados con terceros deben registrarse y mantenerse de manera completa, precisa y confiable. |
| 6.2 Capacitación |
| Esta Política Antisoborno y Anticorrupción ha sido comunicada a todos los empleados de Goldtakas. También es fácilmente accesible en nuestro sitio web para todas las personas y clientes con quienes tenemos relaciones comerciales. |
| Se organizan capacitaciones regulares para asegurar que los empleados de Goldtakas internalicen los principios en la política, obtengan conocimiento sobre cualquier actualización y lleven a cabo sus actividades en consecuencia. |
| 6.3 Notificación de situaciones contrarias a la política |
| Los gerentes y empleados de Goldtakas están obligados a cumplir con esta política, las regulaciones legales pertinentes y todas las leyes antisoborno y anticorrupción en vigor mientras cumplen con sus deberes. |
| Todos los empleadores también son individualmente responsables de notificar cualquier situación que involucre violaciones de principios antisoborno y anticorrupción. |
| Mantener las notificaciones confidenciales es esencial. Las reglas de confidencialidad se siguen estrictamente durante la inspección que se realizará después de la notificación, de acuerdo con el principio de que el empleado que hace la notificación no es perjudicado. |
| La violación de la Política Antisoborno y Anticorrupción puede llevar a castigos disciplinarios desde procedimientos penales hasta la terminación del contrato laboral, dependiendo de la naturaleza del incidente. |
| Además, Goldtakas se compromete a que los empleados que sigan las reglas antisoborno y anticorrupción no serán perjudicados por actuar de acuerdo con tales reglas, protegerá a los empleados que actúen de acuerdo con las políticas en todos los casos y bajo todas las circunstancias, y las notificaciones pertinentes se mantendrán confidenciales. |
| 6.4 Reporte y protección de datos |
| Todos los títulos, notificaciones, inspecciones y evaluaciones dentro del alcance del antisoborno y anticorrupción son reportados regularmente por Goldtakas. Además, estos reportes y resultados de evaluación se presentan regularmente al Consejo de Administración. |