| POLÍTICA DE ACEPTACIÓN DE CLIENTES Y GESTIÓN DE RIESGOS |
| INTRODUCCIÓN |
| Goldtakas, como empresa, siempre es consciente de los valores éticos y sus responsabilidades sociales. Es política esencial de Goldtakas luchar contra el lavado del producto del delito y las actividades facilitadoras relevantes, la financiación del terrorismo o actividades criminales, y dar seguimiento a la prevención de tales actividades. En este contexto, se implementan los procedimientos de Conozca a su Cliente (KYC) y la Política de Aceptación de Clientes. Estas políticas están bajo la responsabilidad de todos los empleados de la empresa y bajo el control y supervisión de la unidad de cumplimiento. |
| Los temas a considerar dentro del alcance de los procedimientos de Conozca a su Cliente son los siguientes: |
• Recomendaciones del GAFI,
• "Guía de Debida Diligencia de la OCDE para Cadenas de Suministro Responsables de Minerales de Zonas Afectadas por Conflictos y de Alto Riesgo",
• Resoluciones del Consejo de la ONU,
• Resoluciones de la Unión Europea, |
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| 1 - IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS |
| Goldtakas toma en consideración los siguientes criterios al determinar el riesgo: |
- Los socios, propietarios o altos directivos del proveedor son personas políticamente expuestas (PEPs);
- El proveedor de metal precioso o las personas naturales/jurídicas con las que está relacionado están directa o indirectamente involucradas en lavado de dinero y transferencia, comercio de armas y operaciones de casino;
- El proveedor de metales preciosos o la empresa se encuentra en paraísos fiscales, offshore o zonas de lavado de dinero;
- La fuente del metal precioso se encuentra en un área afectada por conflictos o en riesgo de abusos de derechos humanos;
- La presencia de un área de riesgo en la cadena de suministro, aunque el proveedor no se encuentre en un área afectada por conflictos o abusos de derechos humanos para el metal precioso;
- La capacidad de producción de la región donde se extrae metal precioso y la cantidad de metal precioso declarada tienen una relación contradictoria. |
| La Empresa implementa la Política Goldtakas en línea con el Sistema de Control Interno y el Programa de Cumplimiento de la Cadena de Suministro y dentro del marco de todos estos criterios de riesgo y adopta un sistema de gestión interna efectivo y métodos de auditoría de riesgos en esta dirección. |
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| 2 - TIPOS DE CLIENTES DE ALTO RIESGO |
| a) Riesgos relacionados con el perfil del cliente |
| El primer criterio que Goldtakas aborda con sensibilidad y prioriza dentro del alcance de la identificación del cliente es la idoneidad del perfil del cliente para el trabajo. Si los documentos presentados por el cliente durante el proceso de control previo a la apertura de la cuenta contienen información insuficiente, se contradicen entre sí o se abstienen de proporcionar información, esto constituye una razón para que el cliente sea evaluado en la categoría de riesgo. Además, la existencia de un informe de noticias y una situación concreta relacionada con el lavado del producto del delito o financiación del terrorismo, diferencias graves entre la profesión del cliente y su situación financiera, y la existencia de una relación con individuos u organizaciones de riesgo se encuentran entre los criterios que requieren un enfoque orientado al riesgo hacia el cliente. |
| b) Riesgos relacionados con las transacciones |
| Además de los riesgos relacionados con el perfil del cliente, las transacciones que se realizan o se pretenden realizar también están sujetas a evaluación de riesgos por parte de la unidad de cumplimiento. En este contexto, se presta atención a situaciones como transacciones únicas que requieren continuidad dentro del alcance de las actividades de personas y organizaciones dedicadas a actividades comerciales, o la repetición continua de una transacción única, la falta de justificación razonable y económica para las transacciones a realizar, el fracaso del cliente en explicar o abstenerse de proporcionar información sobre el propósito de la transacción o la fuente del fondo. |
| c) Riesgos relacionados con el comercio de metales preciosos |
| Es esencial que todos los empleados de Goldtakas y la unidad de cumplimiento estén informados y sean cautelosos sobre los riesgos que pueden encontrar en su sector. Se debe prestar atención y cuidado prioritario a asuntos como la venta de grandes cantidades de oro chatarra o en caso de sospecha seria de que el oro es robado, solicitudes repetidas de un comerciante de metales preciosos para transacciones de comercio en cantidades ligeramente por debajo del límite para el cual se requiere identificación dentro de un período corto de tiempo, y solicitudes para comerciar en monedas extranjeras no convertibles. |
| d) Riesgo país |
| Se realizan consultas detalladas sobre el país de origen de la mina tanto en la apertura de la cuenta como durante la transacción. Cada transacción se controla para eliminar o reducir los riesgos relacionados con el comercio si el proveedor de metales preciosos o la empresa se encuentra en el extranjero, en paraísos fiscales o zonas de lavado de dinero; si la fuente del metal precioso se encuentra en una región afectada por conflictos o abusiva de derechos humanos; si el proveedor se encuentra en una región afectada por conflictos o abusiva de derechos humanos incluso si el proveedor de metales preciosos no se encuentra en tal región; y si la capacidad de producción de la región donde se extrae el metal precioso y la cantidad declarada de metal precioso están en conflicto. |
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| 3- PROCESO CONOZCA A SU CLIENTE (KYC) |
| Aunque solicitamos los siguientes documentos dentro del marco de la Política "Conozca a su Cliente", también podemos solicitar documentos adicionales requeridos por circunstancias especiales para una inteligencia sólida; |
1 - Copia del documento de identidad
2 - Copia del pasaporte
3 - Circular de firmantes/Declaraciones de firma
4 - Estatutos de la empresa
5 - Certificado fiscal
6 - Certificado de operación y escritura de constitución
7 - Estructura accionaria de la empresa
8 - Certificado de residencia
9 - Detalles de cuenta bancaria |
| Notas de entrevistas, análisis de riesgos, documentos de identificación de clientes y archivos de todos los clientes/proveedores se rastrean y almacenan en Goldtakas sobre la base de ID (Número de Cuenta del Cliente). Los riesgos, ID de clientes/proveedores y transacciones pueden rastrearse. Goldtakas proporciona una capacidad de monitoreo basada en transacciones en el lado del cliente/proveedor. |
| Con los documentos suministrados dentro del alcance de Conozca a su Cliente, se realizan controles a través de los servicios que tenemos y desde las áreas de escaneo propiedad de otros países y organizaciones internacionales. Estos controles se llevan a cabo no solo para el cliente que abre una cuenta, sino también para las personas legales y naturales con las que están asociadas, y su alcance es el siguiente; |
• Sanciones Australianas,
• Oficina de Industria y Seguridad (EE.UU.),
• Departamento de Estado, Lista AECA Inhabilitada (EE.UU.),
• Departamento de Estado, Sanciones de No Proliferación (EE.UU.),
• Lista de Sanciones Financieras de la UE,
• Lista de Buscados de INTERPOL,
• Nacionales Especialmente Designados de OFAC,
• Oficina del Superintendente de Instituciones Financieras (Canadá),
• Lista de Sanciones de Suiza – SECO,
• Lista de Sanciones Financieras del Reino Unido (HMT),
• Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas,
• Lista Consolidada de Sanciones de EE.UU.
• Lista Global de PEP |
| Para todos los individuos y empresas incluidos en la lista de sanciones de los países e instituciones mencionados anteriormente, se obtuvieron servicios subcontratados de organizaciones internacionales de datos e inteligencia que existen en un área común. |
| Identificando Riesgos en la Cadena de Suministro e Implementando Estrategias con un Enfoque Basado en el Riesgo |
| Goldtakas lleva a cabo actividades dentro del alcance de la Política de Cadena de Suministro Responsable desarrollada dentro del marco de las recomendaciones del GAFI y la "Guía de Debida Diligencia de la OCDE para Cadenas de Suministro Responsables de Minerales de Zonas Afectadas por Conflictos y de Alto Riesgo". Además de recopilar información de inteligencia sobre clientes potenciales contra los riesgos identificados bajo el título "Criterios de Alto Riesgo en la Cadena de Suministro Responsable", se aplican cuestionarios diferenciados y métodos similares de recopilación de información a empresas individuales, corporativas, de metales preciosos y otras. |
| El trabajo de inteligencia sobre el cliente se actualiza periódicamente y se solicita información y documentos adicionales en circunstancias extraordinarias. Estos procesos se sistematizan al gestionarlos, compilarlos y registrarlos dentro del alcance de las Relaciones con Clientes, y todas las notas de entrevistas, información y documentos recopilados desde la primera reunión de un cliente hasta la situación actual se registran en un entorno digital y se crea un big data acumulativo. Dentro de estos datos, se asigna un número de cuenta de referencia para cada cliente/proveedor y se realiza un monitoreo y análisis sistemático en los procesos de aceptación/rechazo del cliente/proveedor y los procesos comerciales siguientes a la aceptación. |
| El Oficial de Control Interno y Cumplimiento de la Cadena de Suministro observa, analiza e identifica regularmente los riesgos identificados bajo el título "Criterios de Alto Riesgo en la Cadena de Suministro Responsable" e informa a la alta dirección. Los casos de alto riesgo en presencia de los riesgos o posibilidades relacionadas especificadas en la sección titulada "Criterios de Alto Riesgo en la Cadena de Suministro Responsable" en la Política de la Empresa son remitidos al Comité de Riesgos para su evaluación por el Oficial de Control Interno y Cumplimiento de la Cadena de Suministro. |
| El Comité de Riesgos puede rechazar a un cliente/proveedor potencial o aceptar trabajar con ellos. Tras la aceptación del cliente/proveedor, se hace un plan de mitigación de riesgos para ser gestionado por los oficiales de cumplimiento debido a los riesgos que pueden surgir durante el proceso de trabajo y se monitorean los resultados. Como resultado de estos procesos, el comercio puede ser suspendido o terminado por completo. |
| En Caso de Detección de Riesgos |
| Goldtakas realiza evaluación de riesgos dentro del marco de los criterios mencionados anteriormente. Los riesgos identificados se minimizan a través de solicitudes de documentos adicionales y exámenes detallados. En una situación en la que no podemos reducir el riesgo a un nivel razonable, la relación comercial se suspende. Si las causas del riesgo se eliminan, la relación comercial continúa, y si las condiciones que impiden el comercio continúan, las cuentas se cierran y la relación comercial se termina. |
| Diseño e Implementación de Estrategia de Respuesta al Riesgo |
| Goldtakas ha definido las medidas a tomar y los procedimientos a seguir en caso de que se encuentren criterios de alto riesgo. Dentro del alcance de estos procedimientos; |
- Se solicita información y documentos adicionales,
- El área del escaneo se expande con nuevos documentos adquiridos,
- Las áreas encontradas riesgosas se reportan al Consejo de Administración,
- Se reportan las transacciones que caen dentro del alcance de las definiciones de transacciones sospechosas,
- Si las condiciones que impiden el comercio continúan, las cuentas se cierran y la relación comercial se termina. |
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| 4 - Control Interno y Auditoría |
| Los oficiales de cumplimiento de Goldtakas son responsables de la implementación de la Política de Cadena de Suministro de Oro preparada dentro del marco de las recomendaciones del GAFI y la "Guía de Debida Diligencia de la OCDE para Cadenas de Suministro Responsables de Minerales de Zonas Afectadas por Conflictos y de Alto Riesgo". |
| Sus descripciones de tareas son las siguientes; |
- Establecer el Sistema de Control Interno y el Programa de Cumplimiento de la Cadena de Suministro, y llevar a cabo actividades de gestión de riesgos, actividades de monitoreo y control dentro de este alcance,
- Revisar si las transacciones se llevan a cabo de acuerdo con la legislación relevante y las políticas y procedimientos de la organización de manera anual y con un enfoque basado en el riesgo,
- Identificar los riesgos, deficiencias, errores y faltas de conducta que surgen en la organización dentro del marco de las actividades de control interno, política y procedimientos de cadena de suministro responsable y otra legislación relevante y tomar las medidas necesarias, y tomar acciones para prevenir su reaparición e informar al Consejo de Administración en intervalos determinados por la Bolsa,
- Inclusión de deficiencias identificadas en actividades de seguimiento y control y clientes, servicios y transacciones que involucran riesgos dentro del alcance del control interno,
- Asegurar la auditoría de unidades y transacciones en una cantidad y calidad que pueda representar todas las actividades que llevamos a cabo,
- Realizar programas de capacitación y establecer un sistema de control interno que incluya todos estos factores. |